Cara Mudah Membuat PDF yang Dapat Diunduh dari Google Sheets Menggunakan Google Apps Script

Google Sheets adalah alat yang sangat serbaguna untuk mengelola data, melakukan perhitungan, dan bahkan menyimpan data sederhana. Salah sa...

Google Sheets adalah alat yang sangat serbaguna untuk mengelola data, melakukan perhitungan, dan bahkan menyimpan data sederhana. Salah satu fitur paling berguna dari Google Sheets adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan Google Apps Script, yang memungkinkan pengguna mengotomatisasi tugas-tugas dan menambahkan fitur khusus. Salah satu permintaan umum dari pengguna adalah kemampuan untuk membuat versi PDF dari data di Google Sheets yang dapat diunduh, yang sangat berguna untuk laporan, ringkasan, atau berbagi data dengan orang lain. Dalam panduan ini, kita akan membahas cara membuat tombol unduh PDF yang bisa diakses langsung dari menu di Google Sheets, tanpa memerlukan keahlian pemrograman yang mendalam.

Apakah Anda seorang profesional bisnis, pendidik, atau pelajar, metode ini dapat membantu Anda menyajikan data dengan lebih profesional dan efisien. Di akhir artikel ini, Anda akan mengetahui cara menambahkan menu khusus di Google Sheets yang memungkinkan Anda mengunduh versi PDF dari sheet Anda hanya dengan satu klik.

Mengapa Menggunakan Google Apps Script?

Google Apps Script adalah bahasa pemrograman untuk tugas-tugas otomatisasi ringan dalam aplikasi Google Workspace, termasuk Sheets, Docs, Slides, dan Forms. Apps Script menggunakan JavaScript, sehingga cukup mudah dipelajari bahkan oleh pemula, dan sangat cocok untuk membuat otomatisasi sederhana. Dengan menggunakan Apps Script, Anda dapat menambahkan fitur baru ke dokumen, menyesuaikan fungsi, dan bahkan mengotomatisasi seluruh proses.

Untuk tujuan kita, kita akan menggunakan Google Apps Script untuk membuat item menu khusus di Google Sheets yang, ketika diklik, akan menghasilkan versi PDF dari sheet Anda yang siap diunduh.

Langkah-Langkah Membuat Tombol Unduh PDF di Google Sheets

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menambahkan fitur unduh PDF di Google Sheets menggunakan Google Apps Script.

Langkah 1: Buka Google Apps Script

1. Buka Google Sheets yang ingin Anda gunakan.
2. Di menu atas, pilih Ekstensi > Apps Script. Ini akan membuka editor Google Apps Script di tab baru.

Langkah 2: Menulis Script untuk Mengunduh PDF

Di editor Google Apps Script, Anda dapat menuliskan kode yang akan memungkinkan kita untuk membuat file PDF dari sheet aktif dan langsung mengunduhnya. Berikut adalah kodenya:

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Menu Khusus')
    .addItem('Unduh sebagai PDF', 'exportSheetToPDFDownload')
    .addToUi();
}

function exportSheetToPDFDownload() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getActiveSheet();
  const sheetId = sheet.getSheetId();

  // Pengaturan PDF
  const pdfOptions = {
    exportFormat: 'pdf',
    format: 'pdf',
    size: 'A4',
    portrait: true,
    gridlines: false,
    printtitle: true,
    sheetnames: false,
    pagenumbers: true,
    fzr: false,
  };

  // Konversi opsi ke parameter URL
  const options = Object.keys(pdfOptions)
    .map(key => `${key}=${pdfOptions[key]}`)
    .join('&');

  // URL untuk menghasilkan PDF
  const url = `https://docs.google.com/spreadsheets/d/${ss.getId()}/export?gid=${sheetId}&${options}`;

  // Menampilkan tautan unduh kepada pengguna
  const htmlOutput = HtmlService.createHtmlOutput(`Klik di sini untuk mengunduh PDF`);
  SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(htmlOutput, 'Unduh PDF');
}

Langkah 3: Menyimpan dan Mengaktifkan Menu

1. Simpan skrip Anda dengan mengklik ikon disket atau dengan memilih File > Save.
2. Berikan nama pada proyek Apps Script Anda, misalnya "Unduh PDF."
3. Kembali ke Google Sheets Anda, lalu muat ulang halaman (tekan F5).
4. Setelah memuat ulang, Anda akan melihat menu baru bernama "Menu Khusus" di Google Sheets.
5. Klik Menu Khusus > Unduh sebagai PDF untuk membuka dialog unduhan.

Langkah 4: Mengunduh PDF

Setelah Anda mengklik opsi di menu, sebuah dialog akan muncul dengan tautan unduhan. Klik tautan tersebut, dan PDF dari Google Sheet aktif Anda akan langsung diunduh.

Penjelasan Kode

• Fungsi onOpen(): Fungsi ini akan membuat menu baru bernama "Menu Khusus" setiap kali Google Sheets dibuka. Menu ini memiliki satu item, yaitu "Unduh sebagai PDF," yang mengarah ke fungsi exportSheetToPDFDownload.
• Fungsi exportSheetToPDFDownload(): Fungsi ini membuat tautan unduh untuk PDF. Ini mengambil ID sheet aktif, mengatur opsi PDF (seperti ukuran kertas dan orientasi), dan membangun URL unduh PDF. Kemudian, dialog HTML akan menampilkan tautan unduhan.
• Opsi PDF: Parameter seperti portrait dan size menentukan orientasi dan ukuran kertas. Anda dapat menyesuaikan pengaturan ini sesuai kebutuhan.

Kelebihan dan Kegunaan Fitur Ini

Menambahkan tombol unduh PDF ke Google Sheets memberikan beberapa manfaat, antara lain:

• Efisiensi Waktu: Anda tidak perlu mengunduh sheet dan mengonversinya secara manual menjadi PDF.
• Tampilan Profesional: Menyediakan opsi PDF siap pakai yang bisa diunduh langsung dari Google Sheets meningkatkan tampilan profesional, terutama saat bekerja dengan data untuk disajikan kepada orang lain.
• Aksesibilitas: Pengguna yang tidak memiliki latar belakang teknis bisa langsung mengunduh data dalam bentuk PDF dengan satu klik.

Kesimpulan

Dengan mengikuti panduan ini, Anda telah menambahkan fungsi yang sangat berguna ke Google Sheets Anda, yaitu kemampuan untuk mengunduh sheet sebagai PDF secara langsung. Google Apps Script adalah alat yang sangat berguna untuk menambah fungsi khusus pada Google Sheets, bahkan bagi pengguna yang tidak memiliki pengetahuan pemrograman yang mendalam. Cobalah kode ini di Google Sheets Anda dan rasakan kemudahannya!

Fitur ini sangat bermanfaat bagi siapa pun yang ingin menyajikan data secara profesional, baik di lingkungan kerja maupun untuk keperluan pribadi. Dengan kemampuan untuk menambahkan menu unduh PDF, Anda memiliki cara yang praktis dan elegan untuk berbagi informasi dari Google Sheets.